Informativa sulla privacy

Trattamento dei dati personali da parte di Wellio

Benvenuto sullo spazio dedicato alla nostra politica di trattamento dei dati personali.

I nostri clienti, partner, fornitori e in generale tutti i contatti di Wellio possono trovare qui una risposta alle loro principali domande. Se non trova le informazioni che cerca non esiti a contattare il nostro Data Protection Officer (DPO) all’indirizzo: dpo@covivio.fr

Politica generale di trattamento dei dati personali da parte di Wellio

Di seguito è riportata la nostra politica generale di trattamento dei dati personali. Per quanto concerne i dati specificamente raccolti tramite il presente sito internet (modulo di contatto e cookie) si rimanda alla nota a piè pagina!

1.           Chi è il Titolare del trattamento?

Il Titolare è Wellio, con sede legale in 30 avenue Kléber, 75116 Parigi, Francia, assieme alle società del gruppo Covivio (Covivio S.A. con sede legale in 18, Avenue François Mitterrand, 57 000 Metz (Francia) e le sue filiali controllate).

Il Responsabile della protezione dei dati può essere contattato al seguente indirizzo: dpo@covivio.fr

2.           Perché trattiamo i Suoi dati?

Le finalità del trattamento dei dati dipendono dalla natura rapporto tra Lei e Wellio. La base legale del trattamento può essere:

•             il Suo consenso, in particolare in qualità di cliente potenziale o di contatto in senso lato di Wellio.

•             la stipula di un contratto vincolante con Wellio; in particolare se Lei è cliente, domiciliato, fornitore o controparte in qualsiasi altra transazione effettuata da Wellio.

•             il rispetto dei nostri obblighi legali o regolamentari: doveri che siamo tenuti ad assolvere ai fini della lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo…

•             il nostro legittimo interesse, in particolare nel contesto della protezione dei nostri locali e dei loro occupanti (videosorveglianza).

3.           Quali Dati personali trattiamo?

i dati che trattiamo dipendono dalla relazione che intratteniamo con Lei. In genere si tratta di dati legati alla Sua identità, le Sue coordinate, la Sua funzione e, se del caso, i Dati personali necessari per fatturare i nostri clienti e domiciliati o pagare i nostri fornitori.

3.1 Lei ha stipulato un contratto vincolante con Wellio

Ci impegniamo a informarLa della natura esatta di tali dati e dei Suoi diritti a riguardo sia mediante regolari aggiornamenti che nell’ambito dei contratti riguardanti o connessi al trattamento dei Suoi Dati personali. In generale questi dati vengono raccolti direttamente da Lei. Per maggiori informazioni La preghiamo di contattare il nostro DPO all’indirizzo: dpo@covivio.fr.

3.2 Se Lei è un contatto in senso lato di Wellio o del Gruppo Covivio

I Dati personali che trattiamo servono essenzialmente a trasmetterLe informazioni sulla nostra attività, a gestire il rapporto con Lei, a comunicarLe eventi, sondaggi di soddisfazione, concorsi… Tali dati possono essere il Suo cognome, nome, datore di lavoro e, se del caso, settore professionale e coordinate (indirizzo email e postale, numero telefonico). Lei può richiedere in qualsiasi momento di essere rimosso dalle nostre mailing list (utilizzando agli spazi dedicati sulle stesse o contattando il nostro DPO). Se non esistono altri legami tra Lei e il Gruppo, i Suoi Dati personali verranno definitivamente rimossi dai nostri database.

3.2.1 Informazioni concernenti il nostro strumento di CRM

3.2.1.1 Gestione dei contratti

Per facilitare la gestione dei suoi contratti Wellio si avvale di uno strumento gestionale denominato “CRM” (Client Relationship Management) fornito da Covivio.

In quanto “contatto” interno o esterno del nostro Gruppo in senso lato i Suoi Dati personali sono trattati da un software sviluppato da Sales Force in qualità di Responsabile del trattamento dei Dati personali degli interessati.

Se la base del trattamento è esclusivamente il Suo consenso, Lei può richiedere in qualsiasi momento l’anonimizzazione dei dati contenuti in tale strumento (dpo@covivio.fr).

I dati che possiamo trattare sono i seguenti:

Il Suo cognome/i e nome/i, stato civile, indirizzo professionale e/o personale, telefono di lavoro e/o personale, email professionale e/o personale, funzione, categoria di funzione, settore di attività, tipo di rapporto intrattenuto con Covivio (cliente, locatario, fornitore, amministratore, azionista, potenziale cliente, collaboratore, altro…) o i dati della Sua azienda, le Sue preferenze di partecipazione agli eventi organizzati da Covivio, i dati relativi ai suoi appuntamenti con i nostri collaboratori, la Sua eventuale appartenenza a un’associazione o altra organizzazione professionale e tutte le informazioni di carattere strettamente professionale concernenti la Sua relazione con il nostro Gruppo.

In linea di massima questi dati vengono raccolti direttamente da Lei o sono informazioni pubblicamente disponibili.

I Suoi Dati personali sono trattati:

•             per assicurare una comunicazione efficace e mirata tra i collaboratori del Gruppo Covivio e Lei o la Sua azienda

•             per ottimizzare la gestione dei contratti del gruppo all’interno dei nostri team.

Questi dati vengono utilizzati esclusivamente dal Gruppo Covivio. I destinatari sono:

•             I collaboratori autorizzati di Covivio e delle sue filiali in Francia e all’estero (il Gruppo Covivio)

•             se del caso, alcuni collaboratori autorizzati della società Sales Force in qualità di Responsabile del trattamento dei Dati personali per conto di Covivio. I Suoi Dati personali possono essere trasferiti all’esterno dell’Unione europea in base a modalità conformi alla Normativa vigente Non saranno in alcun caso oggetto di transazioni commerciali con terzi.

Politica di conservazione dei dati personali nel sistema di CRM:

•             i Suoi dati saranno anonimizzati nel nostro strumento entro un termine massimo di 15 giorni dalla Sua richiesta

•             effettuiamo campagne annuali di verifica dei dati per controllarne l’affidabilità

3.2.1.2 Gestione della fatturazione dei nostri clienti

Il nostro strumento di CRM ci consente inoltre di gestire la fatturazione dei servizi forniti ai clienti. In tal caso la base legale del trattamento dei Suoi Dati personali è il contratto da Lei stipulato con Wellio. Per maggiori informazioni si rimanda al paragrafo 3.1.

3.3 Prenotazione di sale per eventi

Per quanto concerne le prenotazioni di sale per eventi, Wellio si riserva il diritto di delegare questa attività alla società Bird Office.

In questo caso, il destinatario dei Suoi dati sarà il personale autorizzato di Bird Office.

Le informazioni raccolte da Bird Office possono comprendere in particolare cognomi, nomi, indirizzi professionali, email professionali, numeri telefonici professionali, datore di lavoro, fatture, registrazione delle conversazioni telefoniche, richieste di menu specifici, tutte le richieste collegate a una prenotazione.

In qualità di Responsabile del trattamento dei Dati personali, Bird Office si impegna a cancellare o anonimizzare e a fare cancellare o anonimizzare dai suoi eventuali ulteriori Responsabili i Dati personali in esecuzione del Contratto e a distruggere o a far distruggere le copie esistenti:

•             entro un termine di dodici mesi per le registrazioni delle conversazioni telefoniche; e

•             entro un termine di tre mesi dalla chiusura dell’account da parte dell’utente per tutti gli altri Dati personali e, in ogni caso entro un periodo massimo non superiore al termine di prescrizione legale (cinque anni) per i dati che possono essere presentati come prova in eventuali contenziosi.

3.4 Utilizzo dei nostri servizi Internet

Wellio potrà offrirLe accesso a servizi WIFI.

Questi servizi sono messi a disposizione dalla società Naitways in qualità di Responsabile del trattamento debitamente autorizzato da Wellio.

I dati raccolti da Wellio e Naitways in questa occasione sono i dati di identificazione e contatto che Lei ci ha fornito al momento della connessione, nonché nei dati legati all’utilizzo del suddetto servizio Wifi: indirizzo di Protocollo Internet (IP) e informazioni relative alla configurazione (tipo di dispositivo, browser, ecc.) e alla navigazione (data, ora, pagine consultate, errori verificatisi, ecc.)

•             Se Lei spunta la casella “accetto di essere ricontattato/a da Wellio e di ricevere la newsletter” diventa un Contatto di Wellio; in questo caso il trattamento dei Suoi dati sarà conforme alle modalità descritte al paragrafo 3.2 e successivi.

•             Se Lei non spunta la casella “accetto di essere ricontattato/a da Wellio e di ricevere la newsletter”, i Suoi dati saranno eliminati entro 30 giorni dalla data della connessione. 

•             In ogni caso Naitways non conserva i dati legati alla Sua connessione per un periodo superiore a 30 giorni dalla data della suddetta connessione.

3.5. Prenotazione di una sala riunioni Wellio tramite il presente sito internet

 Lei sarà reindirizzato al sito del nostro partner Responsabile del trattamento Mon Building. Tutte le informazioni relative al trattamento dei Suoi dati sono riportate sul suddetto sito.

4.           Chi sono i destinatari dei Suoi dati? 

I destinatari dei Suoi Dati personali sono:

•             il personale autorizzato del Titolare del Trattamento

•             i suoi fornitori, se del caso agenti in qualità di Responsabili del trattamento dei dati personali a cui il Titolare del trattamento ha contrattualmente imposto l’adozione di una politica di sicurezza e riservatezza conforme alla Normativa. Nel caso in cui tali dati debbano essere trasferiti al di fuori dell’UE o della CEE, garantiremo la conformità di tali trasferimenti alla Normativa concludendo degli accordi che impongano ai nostri incaricati l’adozione di una politica simile alla nostra.

•             Se del caso e dietro loro richiesta, alle autorità amministrative o giudiziarie competenti

5.           Per quale durata saranno conservati i dati?

I Suoi Dati personali non saranno conservati in una forma che permetta di identificarLa oltre la durata necessaria per le finalità in relazione a cui vengono trattati e del rispetto dei nostri obblighi contrattuali, legali e regolamentari. I nostri fornitori Responsabili del trattamento dei Suoi Dati personali sono contrattualmente vincolati da clausole che garantiscono una durata di conservazione limitata dei Suoi dati. Per eventuali chiarimenti si prega di contattare il nostro DPO: dpo@covivio.fr.

6.           Quali sono i Suoi diritti? 

Ai sensi delle condizioni previste dalla normativa in materia di protezione dei dati personali, contattando il dpo@covivio.fr: 

•             Lei può richiedere in qualsiasi momento maggiori informazioni sul trattamento dei Suoi Dati personali.

•             Può accedere ai Suoi dati e ottenerne la rettifica e la portabilità.

•             Può richiedere la cancellazione dei dati che La riguardano o la limitazione del loro trattamento, nonché opporsi al trattamento.

•             Può ritirare in qualsiasi momento il Suo consenso.

•             Può presentare reclamo a un’autorità di controllo.

•             Per qualsiasi chiarimento La preghiamo di rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati all’indirizzo: dpo@covivio.fr.

7.           Garantire la sicurezza dei Suoi dati è una nostra priorità

Covivio si impegna ad adottare le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei Suoi Dati personali al fine di evitare ogni manipolazione, intenzionale o involontaria, perdita, distruzione o accesso non autorizzato. Anche la prevenzione degli attacchi informatici è una nostra priorità. I collaboratori del Gruppo Covivio che accedono ai Suoi dati dispongono di livelli di autorizzazione rigorosamente inquadrati e differenziati a seconda delle loro funzioni e sono vincolati da clausole di riservatezza, così come i nostri fornitori esterni.

8.           Evoluzione della nostra politica di trattamento

La presente politica rispecchia i nostri standard attuali, che possono essere oggetto di modifiche. I cambiamenti eventualmente apportati entreranno in vigore a partire dalla pubblicazione dell’ultima versione aggiornata della presente politica.

Politica specifica di trattamento dei dati personali di Wellio

Queste informazioni illustrano le modalità specifiche di trattamento dei Suoi dati personali raccolti sul sito www.wellio.fr. Le informazioni relative ai cookie sono contenute in un documento a parte.

Chi è il titolare del trattamento?

Il Titolare è Wellio, con sede legale in 30 avenue Kléber, 75116 Parigi (Francia), assieme a Covivio SA (con sede legale in 18, Avenue François Mitterrand, 57 000 Metz, Francia e le sue consociate, di seguito designate “il Gruppo Covivio”.

Per quale motivo trattiamo i Suoi dati?

Finalità

Per potere, a seconda delle Sue scelte

•             ricontattarLa come indicato nel nostro modulo di contatto

•             e, se del caso, trasmetterLe offerte commerciali e newsletter

Successivamente a questa presa di contatto, i Suoi dati verranno inseriti nel nostro strumento di CRM (Client Relationship Management). Lei sarà informato dell’inserimento via email e potrà opporvisi in qualsiasi momento. Le modalità di gestione di questi contatti tramite il CRM sono descritte al paragrafo 3.2.

Base legale

La base legale del trattamento dei Sui dati personali è il Suo consenso, al qual può recedere in qualsiasi momento contattando l’indirizzo dpo@covivio.fr.

Quali dati trattiamo?

Trattiamo i dati che Lei ci ha comunicato nel modulo di contatto.

Trasferimento dei dati e trattamento

I dati sono utilizzati esclusivamente dal Gruppo Covivio.

I destinatari sono:

•             i collaboratori autorizzati di Covivio e delle sue filiali in Francia e all’estero

•             se del caso, alcuni collaboratori autorizzati della società incaricata dell’hosting del presente sito, la quale può fungere da responsabile del trattamento dei dati personali per conto di Wellio e dei suoi eventuali incaricati.

I Suoi dati personali possono essere trasferiti al di fuori dell’Unione europea in base a modalità conformi alla normativa vigente. Non saranno in alcun caso oggetto di transazioni commerciali con terzi.

Per quale durata saranno conservati i dati?

I dati personali raccolti dal sito www.wellio.fr possono essere conservati:

•             Dai nostri fornitori e/o incaricati per una durata non superiore a 30 giorni dalla fine del contratto stipulato con Wellio

•             Dai collaboratori di Wellio o del Gruppo Covivio che Lei ha contattato per una durata che dipenderà dalla relazione d’affari intrattenuta con noi. Lei può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei dati contattando l’indirizzo dpo@covivio.fr – a condizione che non vi siano altri obblighi contrattuali che ci impongono di conservarli.

Quali sono i Suoi diritti? 

Ai sensi delle condizioni previste dalla normativa in materia di protezione dei dati personali, contattando il dpo@covivio.fr:

•             Lei può richiedere in qualsiasi momento ulteriori informazioni sul trattamento dei Suoi dati personali.

•             Può accedere ai Suoi dati e ottenerne la rettifica e la portabilità.

•             Può richiedere la cancellazione dei dati che La riguardano o la limitazione del loro trattamento, nonché opporsi al trattamento.

•             Se la base legale del trattamento è il Suo consenso, può ritirarlo in qualsiasi momento.

•             Può presentare reclamo a un’autorità di controllo.

•             Per qualsiasi richiesta di chiarimento La invitiamo a contattare il Responsabile della protezione dei dati all’indirizzo: dpo@covivio.fr.