Politique de confidentialité

Traitement des données personnelles par Wellio

Nous avons le plaisir de vous accueillir sur l’espace dédié à notre politique en matière de traitement des Données personnelles.

Que vous soyez client, partenaire, fournisseur ou plus généralement contact de Wellio, vous trouverez ici les réponses à vos principales questions. Si l’une d’entre elles venait à manquer, n’hésitez pas à contacter notre Data Protection Officer (DPO) à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr

Politique générale de traitement des données personnelles par Wellio

Vous retrouverez ci-après notre politique générale de traitement de vos données personnelles. Concernant les données recueillies spécifiquement via le présent site internet (formulaire de contact et cookies) RDV en bas de la page !

1.           Qui est le Responsable du traitement ?

Il s’agit de Wellio dont le siège social est situé au 30 avenue Kléber, 75116 Paris, France, agissant conjointement avec les sociétés du groupe Covivio (Covivio S.A. dont le siège social est situé 18, Avenue François Mitterrand, 57 000 Metz (France) et ses filiales contrôlées).

Le Délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr

2.           Pourquoi traitons-nous vos données ?

Les finalités des traitements de vos données dépendent de la relation que vous entretenez avec Wellio. Leur base légale peut-être :

•             votre consentement, notamment en votre qualité de prospect ou de contact au sens large de Wellio.

•             l’exécution d’un contrat qui vous lie à Wellio ; c’est notamment le cas si vous êtes client, domicilié, fournisseur ou contrepartie à toute autre transaction engagée par Wellio.

•             le respect de nos obligations légales ou réglementaires : diligences que nous devons réaliser dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme…

•             notre intérêt légitime, notamment dans le cadre de la protection de nos locaux et de leurs occupants (vidéosurveillance).

3.           Quelles Données personnelles traitons-nous ?

Les données que nous traitons dépendent de la relation que nous entretenons avec vous. Généralement, il s’agit de données liées à votre identité, à vos coordonnées, à votre fonction et, le cas échéant, des Données personnelles nécessaires à la facturation de nos clients, domiciliés ou au paiement de nos prestataires fournisseurs.

3.1 Vous avez un lien contractuel avec Wellio

Nous nous employons à vous informer « au fil de l’eau » ainsi que dans le cadre des contrats visant ou impliquant le traitement de vos Données personnelles, de la nature exacte de ces données ainsi que de vos droits y afférents. Généralement, ces données ont été recueillies auprès de vous directement. Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter notre DPO à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr.

3.2 Vous êtes un contact au sens large de Wellio ou du Groupe Covivio

Les Données personnelles que nous traitons sont destinées essentiellement à vous transmettre des informations relatives à notre activité, à gérer la relation que nous entretenons avec vous, à vous convier à des événements, enquêtes de satisfactions, jeux concours… Il peut s’agir de vos noms, prénoms, employeur, le cas échéant, secteur professionnel, coordonnées (adresses email et postale, numéro de téléphone). Vous pouvez à tout moment demander à de plus figurer dans nos mail lists (grâce à des espaces dédiés dans ces dernières ou en contactant notre DPO). Si aucun autre lien ne vous lie à notre Groupe, nous supprimerons définitivement vos Données personnelles de nos bases.

3.2.1 Information concernant notre outil de CRM

3.2.1.1 Gestion des contacts

Afin de faciliter la gestion de ses contacts, Wellio s’appuie sur un outil de gestion dit « CRM » (Client Relationship Management) mis en place par Covivio.

En tant que « contact » interne ou externe au sens large de notre Groupe, nous traitons vos Données personnelles au sein d’un logiciel développé par Sales Force agissant en qualité de Sous-traitant de vos Données personnelles.

Lorsque ce traitement repose sur votre seul consentement, vous pouvez à tout moment demander à ce que les données figurant dans cet outil soient anonymisées (dpo@covivio.fr).

Les données que pouvons être amenés à traiter sont les suivantes :

Il s’agit de vos : nom(s) prénom(s), qualité civile, adresse professionnelle et/ou personnelle, téléphone professionnel et/ou personnel, email professionnel et/ou personnel, fonction, catégorie de fonction, secteur d’activité, type de relation que vous entretenez avec Covivio (client, locataire, fournisseur, administrateur, actionnaire, prospect, collaborateur, autre…) ou de celle de votre entreprise, vos souhaits d’invitation à des événements organisés par Covivio, les données relatives aux rendez-vous que vous avez tenus avec nos collaborateurs, votre éventuelle appartenance à une association ou autre cercle professionnel et toute information à caractère strictement professionnel concernant la relation que vous entretenez avec notre Groupe.

Généralement ces données ont été collectées auprès de vous directement ou sont des informations publiques.

Vos Données personnelles sont traitées :

•             en vue d’assurer une communication efficace et ciblée entre les collaborateurs du Groupe Covivio d’une part et vous ou votre entreprise d’autre part

•             d’optimiser la gestion des contacts du groupe au sein de nos équipes.

Ces données sont à l’usage exclusif du Groupe Covivio. Les destinataires en sont :

•             les collaborateurs habilités de Covivio et de ses filiales en France et à l’étranger (le Groupe Covivio)

•             le cas échéant, certains collaborateurs habilités de la société Sales Force, agissant en qualité de Sous-traitant des Données personnelles pour le compte de Covivio. Vos Données personnelles peuvent être amenées à être transférées en dehors de l’Union européenne selon des modalités conformes à la Réglementation en vigueur. Elles ne font en aucun cas l’objet de transactions commerciales avec des tiers.

Politique de conservation de vos données dans le CRM :

•             nous anonymisons, au sein de notre outil, vos données dans un délai maximum de 15 jours suivant votre demande

•             nous effectuons des campagnes annuelles de fiabilisation de vos données

3.2.1.2 Gestion des facturations de nos clients

Notre outil de CRM nous permet également de gérer la facturation de nos clients. Dès lors, la base légale du traitement de vos Données personnelles sera le contrat qui vous lie à Wellio. Pour plus d’information, merci de vous reporter au paragraphe 3.1.

3.3 Vous réservez une salle événementiel

Dans le cadre de la réservation de salles événementielles, Wellio peut sous-traiter son activité à la société Bird Office.

Dès lors, le personnel habilité de Bird Office pourra être destinataire de vos données.

Les informations recueillies par Bird Office peuvent concerner notamment les noms, prénoms, adresses professionnelles, e-mails professionnels, numéros de téléphone professionnels, employeur, factures, enregistrement de conversations téléphoniques, demandes de menu spécifiques, toute demande en lien avec une réservation.

En sa qualité de Sous-traitant de Données à caractère personnel, Bird Office, s’engage à supprimer ou anonymiser et à faire supprimer ou anonymiser par ses éventuels Sous-traitants ultérieurs, toutes les Données personnelles en exécution du Contrat et à détruire ou faire détruire les copies existantes :

•             dans un délai de douze mois concernant les enregistrements des conversations téléphoniques ; et

•             pour toute autre Données à caractère personnel, dans un délai de trois mois suivant la clôture de son compte par l’Utilisateur et, en tout état de cause dans un délai maximum n’excédant pas leur durée de prescription légale (cinq ans) pour les données susceptibles d’être apportées à titre de preuve dans le cadre d’un éventuel contentieux.

3.4 Vous utilisez nos services Internet

Wellio, peut vous proposer un accès à des services de WIFI.

Ces services sont mis à disposition par la société Naitways, agissant en qualité de Sous-traitant dûment habilité de Wellio.

Les données recueillies par Wellio et Naitways à cette occasion consisteront en vos données d’identification et de contact que vous nous fournissez lors de votre connexion ainsi qu’aux données liées à l’utilisation dudit service Wifi : adresse Internet Protocol (IP) et informations relatives à la configuration (type de machine, de navigateur, etc.) et à la navigation (date, heure, pages consultées, survenance d’erreurs, etc.)

•             Si vous cochez la case « j’accepte d’être recontacté(e) par Wellio et de recevoir la newsletter », vous deviendrez donc un Contact de Wellio ; nous traiterons vos données selon les modalités décrites au paragraphe 3.2 et suivants.

•             Si vous ne cochez pas la case, « j’accepte d’être recontacté(e) par Wellio et de recevoir la newsletter », vos données seront supprimées dans les 30 jours suivant votre connexion 

•             Dans tous les cas, Naitways ne conservera pas vos données liées à votre connexion au-delà d’une période de 30 jours suivant ladite connexion.

3.5. Vous réservez une salle de réunion Wellio via le présent site internet

 Vous êtes dirigé vers le site de notre partenaire sous-traitant Mon Building. Vous retrouverez l’ensemble des informations relatives au traitement de vos données sur ledit site.

4.           Qui sont les destinataires de vos données ? 

Les destinataires de vos Données personnelles sont :

•             le personnel habilité du Responsable du traitement

•             ses prestataires agissant, le cas échant en leur qualité de Sous-traitants de Données personnelles pour lesquels le Responsable du traitement s’assure contractuellement qu’ils présentent une politique de sécurité et de confidentialité conforme à la Réglementation. Dans l’hypothèse où ces données devraient être transférées en dehors de l’UE ou de la CEE, nous nous assurerions de la conformité de ces transferts à la Réglementation et concluons des accords engageant nos sous-traitants à adopter une politique similaire à la nôtre.

•             Le cas échéant, et à leur demande, à toute autorité administrative ou judiciaire compétente

5.           Quelles en sont les durées de conservation ?

Vos Données personnelles ne seront pas conservées sous une forme permettant votre identification au-delà de la durée nécessaire au vu des finalités pour lesquelles elles sont traitées et du respect de nos obligations contractuelles, légales et réglementaires. Nos prestataires Sous-traitants de vos Données personnelles sont contractuellement liés par des clauses garantissant une durée de conservation limitée de vos données. Pour tout renseignement, n’hésitez pas à contacter notre DPO : dpo@covivio.fr.

6.           Quels sont vos droits ? 

Dans les conditions encadrées par la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, en vous adressant à dpo@covivio.fr :         

•             Vous pouvez à tout moment demander un complément d’informations sur le traitement de vos Données à caractère personnel.

•             Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, de rectification et de portabilité de celles-ci.

•             Vous disposez du droit de demander l’effacement des données vous concernant ou une limitation de leur traitement, ainsi que du droit de vous opposer au traitement de ces données.

•             Vous disposez du droit de retirer à tout moment votre consentement

•             Vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

•             Pour toute demande, nous vous invitons à vous adresser au Délégué à la protection des données : dpo@covivio.fr

7.           Assurer la sécurité de vos données, c’est important pour nous

Covivio s’emploie à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la sécurité de vos Données personnelles en vue de se prémunir contre toute manipulation intentionnelle ou involontaire, perte, destruction ou accès non autorisé. Nous faisons notamment de la prévention des cybermenaces l’une de nos priorités. Les collaborateurs du Groupe Covivio font l’objet d’autorisations d’accès à vos données strictement encadrées et différenciées en fonction de leurs attributions et sont liés par des clauses de confidentialité, tout comme nos prestataires externes.

8.           Évolution de notre politique en matière de traitement

La présente politique reflète nos standards actuels, qui peuvent faire l’objet de modifications. Tout changement prendra effet à compter de la publication de la dernière version mise à jour de la présente politique.

Politique spécifique de traitement des données personnelles par Wellio

Les informations sont destinées à vous présenter les modalités précises de traitement de vos données personnelle qui ont été collectées sur www.wellio.fr. Les informations relatives cookies font l’objet d’un développement ultérieur.

Qui est le responsable du traitement ?

Il s’agit Wellio dont le siège social est situé 30, avenue Kléber, 75116 Paris (France), conjointement avec Covivio SA (dont le siège social est situé 18, Avenue François Mitterrand, 57 000 Metz, France et ses sociétés affiliées, ci-après désignées « le Groupe Covivio ».

Pourquoi traitons-nous vos données ?

Finalités

Afin que nous puissions, en fonction de votre choix :

•             vous recontacter comme vous le propose notre formulaire de contact

•             et, le cas échéant vous transmettre des offres commerciales et des newsletters

A la suite de cette prise de contact, vos données sont susceptibles d’être intégrées dans notre outil de CRM (Client Relationship Management). Vous en serez informé par email et pourrez à tout moment vous y opposer. Les modalités de gestion de ces contacts via le CRM sont décrites dans le paragraphe 3.2.

Base légale

La base légale du traitement de vos données personnelle est votre consentement que vous pouvez retirer à tout moment en vous adressant à dpo@covivio.fr.

Quelles données traitons-nous ?

Il s’agit des données que vous nous avez communiquées dans le formulaire de contact.

Transferts des données et sous-traitance

Ces données sont à l’usage exclusif du Groupe Covivio.

Les destinataires en sont :

•             les collaborateurs habilités de Covivio et de ses filiales en France et à l’étranger

•             le cas échéant, certains collaborateurs habilités de la société en charge de l’hébergement du présent site qui peut agir en qualité de sous-traitant des données personnelles pour le compte de  Wellio et de ses éventuels sous-traitants.

Vos données personnelles peuvent être amenées à être transférées en dehors de l’Union européenne selon des modalités conformes à la réglementation en vigueur. Elles ne font en aucun cas l’objet de transactions commerciales avec des tiers.

Quelles en sont les durées de conservation ?

Une fois vos données à caractère personnel collectées via www.wellio.fr, elles peuvent être stockées :

•             Par nos prestataires et/ou sous-traitants pour une durée qui n’excède pas 30 jours suivant la fin du  contrat que les lie avec Wellio

•             Par les collaborateurs de Wellio ou du Groupe Covivio que vous avez souhaité contacter pour une durée qui dépendra de la relation d’affaires que nous sommes susceptibles d’entretenir. Vous pouvez à tout moment demander qu’elles soient supprimées en vous adressant à  dpo@covivio.fr -si aucun lien contractuel ne nous imposait de les conserver par ailleurs.

Quels sont vos droits ? 

Dans les conditions encadrées par la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, en vous adressant à dpo@covivio.fr :

•             Vous pouvez à tout moment demander un complément d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel.

•             Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, de rectification et de portabilité de celles-ci.

•             Vous disposez du droit de demander l’effacement des données vous concernant ou une limitation de leur traitement, ainsi que du droit de vous opposer au traitement de ces données.

•             Dans la mesure où le traitement a pour base légale votre consentement, vous disposez du droit de le retirer à tout moment.

•             Vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

•             Pour toute demande, nous vous invitons à vous adresser au Délégué à la protection des données : dpo@covivio.fr.